Bufetes de abogados

Software integral para despachos de abogados. Desde la evaluación inicial de nuevos casos y clientes hasta el reconocimiento de ingresos.

Bufetes de abogados

Los clientes y los casos lo son todo

El proceso de admisión para la obtención de nuevos clientes o casos entraña requisitos normativos como el KYC (proveniente del acrónimo inglés Know Your Customer, que podríamos traducir como Conozca a su Cliente) y el COI (del inglés Conflict of Interest, proveniente del acrónimo Conflicto de Intereses). Si se integra como inicio de la gestión de clientes y casos puede ayudar a garantizar el pleno cumplimiento de la normativa y a su vez suministrar un registro de auditoría de las decisiones tomadas.

Dado que los abogados suelen trabajar en varios casos a la vez, el registro de las horas suele suponer todo un reto. Más aún si se tiene en cuenta que algunos bufetes de abogados registran el tiempo hasta en intervalos de minutos. Un cronómetro que requiera un mínimo de clics es clave para no pasar por alto el tiempo que se dedica a cada uno de los casos. Las descripciones largas suelen requerir una forma diferente de visualización y edición. Por ello, las descripciones predefinidas y las reglas descriptivas son un método eficaz para estandarizar y garantizar la calidad de las descripciones de las horas invertidas, minimizando a su vez el tiempo necesario para crear textos que aporten valor.​

La facturación suele realizarse en un proceso colaborativo en el que el importe a facturar a menudo tiene que reevaluarse y distribuirse entre los recursos en función del desempeño y la contribución al caso en cuestión.

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Proceso de admisión digitalizado en un único sistema de gestión de la práctica jurídica en lugar de procesos manuales separados. Desde la incorporación del cliente hasta la debida diligencia en curso, como parte integral del proceso de admisión de clientes y casos, logrará una trazabilidad completa del cumplimiento de la normativa. Una vez completadas las evaluaciones, se conservan para una posible verificación posterior.​

Admisión de clientes simplificada. Diseñado para integrarse con cualquier programa de gestión de KYC (Conozca a Su Cliente) o para procesarse manualmente.

Compruebe rápidamente si existen conflictos de intereses (COI). Busque información y obtenga una lista de posibles conflictos de intereses basada en los datos de su negocio y posibles vinculaciones. Compruebe y actualice fácilmente cada expediente antes de realizar la evaluación final.

Apertura rápida y sencilla de expedientes en menos de un minuto. Abrir un expediente lleva mucho tiempo y requiere procesos de aprobación relacionados con KYC (Conozca a su cliente) y COI (Conflicto de intereses).​

Creación de casos sencillísima realizable por cualquier persona. Dar de alta un caso es lento porque hay que tener en cuenta varias cosas como la estructura de tareas basada en PEPPOL (en español: Proyecto de contratación pública electrónica paneuropea en línea), el precio, el cliente y los responsables del caso, los plazos y las posibles vinculaciones. Esto suele requerir el apoyo del equipo de finanzas y contabilidad, cuando en realidad deberían poder enfocarse en sus propias responsabilidades.

Disponer de un cronómetro que sea fácil de usar y que requiera un mínimo de clics es esencial para garantizar que los abogados registren con precisión el tiempo que dedican a los distintos casos. Registre el tiempo hasta el segundo de forma rápida y sencilla.​​

Las hojas de horas también pueden actualizarse con tareas reservadas con un solo clic. No vuelva a pasar por alto ningún registro de tiempo. Anote y registre fácilmente las horas a medida que se vaya completando el trabajo con registros de tiempo generados automáticamente. Sin importar en cuantos casos hayan estado trabajando los abogados en paralelo.

Otra posibilidad es introducir las horas directamente en Outlook para enviar las tareas completadas o también recibir correos electrónicos a modo informativo con el estado actual de la hoja de horas para revisarlo sin esfuerzo y enviarlo sin demora.      ​​

Proporcione una descripción más detallada del trabajo realizado utilizando descripciones predefinidas y reglas de descripción para las especificaciones de sus facturas.

Consiga una facturación de valor mediante un proceso de colaboración estandarizado. La facturación de los casos suele implicar procesos manuales como la introducción manual de datos, que además de consumir mucho tiempo son propensos a errores. Destine los recursos a tareas que puedan facturarse a los clientes.    ​

Descripciones predefinidas y un sistema de autorizaciones para una facturación más sencilla que garantice la calidad. Reduzca el tiempo que emplea en controlar y ajustar manualmente el extenso número de movimientos de tiempo y las largas descripciones.  ​

Cálculo prorrateado y reevaluación en función del desempeño.  Además de facturar los casos en función del tiempo y los gastos, a veces es necesario ajustar el importe facturado. El importe resultante debe distribuirse entre los recursos participantes, garantizando al mismo tiempo que se facture cada recurso correctamente en función del tiempo y el esfuerzo que haya dedicado al caso en concreto.

Calcule el WIP (trabajo en curso) y contabilícelo en el libro mayor con un solo clic para obtener una cuenta de resultados correcta. Obtenga un informe WIP detallado para un registro de   auditoría completo.   

Acceso completo a datos detallados y fiables provenientes de una sola fuente. Trabajar con diferentes sistemas o incluso con hojas de cálculo Excel, que sirven de puente, significa que los datos de su bufete están esparcidos en varios sitios. Esto hace prácticamente imposible tener una visión global e identificar áreas de mejora para ayudarle a agilizar sus operaciones.​

Múltiples opciones de visualización de datos con opción de desglose para mejorar el análisis y la elaboración de informes. Con Power BI disponga de tantos cuadros de mando como necesite para obtener una visión de negocio completa de su bufete de abogados.

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Preguntas frecuentes

Un software de gestión de la práctica jurídica está diseñado específicamente para ser utilizado por bufetes de abogados y profesionales del derecho. Se utiliza para gestionar y automatizar diversos aspectos de la práctica jurídica como la admisión de mandantes, la gestión de casos, y la facturación. Este software también puede integrarse con otras herramientas como la firma electrónica, la gestión de documentos, un software KYC, etc. Ayuda a agilizar los procesos y a gestionar el bufete de forma más eficiente.​

Básicamente, la digitalización permite a los juristas disponer de más tiempo para realizar tareas facturables. La digitalización puede ayudarle a hacer más eficientes las tareas repetitivas, reduciendo la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para llevarlas a cabo. La digitalización también puede ayudar a reducir los datos erróneos y el riesgo de posibles incumplimientos que pueden producirse cuando se hace manualmente. Al eliminar las hojas de cálculo de Excel y el software jurídico obsoleto, puede hacer más en menos tiempo. Así puede conseguir que su bufete sea más eficiente en lo que respecta a tiempo y costes. ​

Poniendo en marcha un software de gestión de despachos jurídicos que le ayude a automatizar tareas repetitivas como la configuración de casos, la admisión de mandantes, la facturación de casos, etc.  ​

Con un software para bufetes de abogados ubicado en la nube puede acceder a sus datos y aplicaciones desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que permite el trabajo en remoto. Además, se puede ampliar, lo que significa que puede adaptarse fácilmente a los cambios en el tamaño y las necesidades de su bufete de abogados. Por si fuera poco, los sistemas de gestión empresarial basados en la nube se actualizan automáticamente y realizan copias de seguridad, de modo que sus datos estarán siempre a salvo. Por último, pero no por ello menos importante, el software alojado en la nube suele ser más rentable que las soluciones locales.

El coste de un software de gestión de bufetes de abogados por suscripción puede variar en función de varios factores como las funcionalidades incluidas, el número de usuarios y el modelo de precios. Un modelo por suscripción (de las siglas en inglés SaaS) puede costar desde unos pocos euros por usuario al mes hasta varios de cientos, dependiendo de las funciones que ofrezca.

La admisión de mandantes en un bufete de abogados es el proceso de obtención y recopilación de información de un cliente potencial para poder determinar si se acepta el caso del cliente o no. Este proceso suele ser el primer paso en el proceso de representación legal. La admisión automatizada de clientes ayudará a su bufete a ser más eficiente al eliminar la introducción manual de datos. Gestione con pryme Matters el recorrido completo del cliente, desde la admisión hasta la facturación, pasando por la elaboración de informes y el análisis.

KYC significa Conozca a su cliente (del inglés Know Your Customer) y se refiere al proceso de verificación de la identidad de un cliente. El software para KYC está diseñado para ayudarle a automatizar la recopilación y verificación de la información de los mandantes.

Con el fin de facturar a los mandantes con precisión y eficiencia, los abogados suelen realizar un registro las horas que dedican a cada caso. El registro del tiempo se puede realizar de varias formas: manualmente, con programas o aplicaciones independientes o con cronómetros integrados en el software de gestión del bufete, siendo este último el más eficiente cuando está integrado en el sistema contable.​

La facturación en intervalos de 6 minutos, también conocidos como incrementos de 6 minutos, es una práctica ampliamente aceptada en el sector jurídico internacional. Se cree que esta práctica se originó a finales del siglo XIX. Como 6 minutos se considera un número «redondo», era una forma fácil de dividir el tiempo dedicado a los casos. En la actualidad puede resultar ventajoso cuando se trabaja en casos que requieren muchos pasos pequeños pero importantes. Facturar los casos en intervalos de 10 o 15 minutos también es otra práctica habitual entre letrados. En lugar de registrar el tiempo manualmente, un software de gestión de despachos jurídicos como pryme Matters le ayudará a facturar con precisión.

Existe una gran variedad de indicadores empresariales que pueden utilizarse para medir el rendimiento de su bufete de abogados. Algunos ejemplos: ingresos, índice de utilización e índice de consecución.

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