ERP para servicios profesionales

Impulse a su equipo para que los proyectos se lleven a cabo con éxito. Optimice todos y cada uno de los recursos, sin perder ni un solo segundo.

Servicios profesionales

 

Las personas y el tiempo lo son todo

La planificación de recursos es clave para optimizar la utilización de los mismos y cumplir los compromisos con los clientes. Asignar el personal adecuado que disponga de las cualificaciones necesarias sólo es posible con una visión completa.

Las horas constituyen la fuente de ingresos. Ahora bien, si no se registran, no se facturan. Si la descripción en la factura no aporta valor añadido, puede que los clientes sean más reticentes a pagarla. Si no se entrega a tiempo, acabará afectando a su flujo de caja y a sus informes. El tiempo es el ADN de su negocio. Sin embargo, puede ser una carga mental para los empleados. La solución pasa por establecer un proceso de registro de horas lo más sencillo y ameno posible.  ​

La facturación es un proceso largo y tedioso.  Debería ser sencillo, sin embargo, el número de entradas, así como la necesidad de ajustarse al modelo de facturación y a las especificaciones acordadas con el cliente, pueden convertirlo en todo un reto.

¿Le gustaría hacer crecer su negocio de servicios profesionales?

Configuración de proyectos rápida y sencilla en menos de un minuto. Con una guía paso a paso puede configurar sus proyectos de forma rápida y consistente en un par de clics.

El uso de plantillas predefinidas garantiza la correcta creación de proyectos. Configuración sistemática con datos de alta calidad.

Posibilite que cualquiera pueda crear proyectos; tan sencillo como coser y cantar. Crear un proyecto suele llevar mucho tiempo porque hay que tener en cuenta varios aspectos como son la estructura de las tareas, el precio, la contabilización y la configuración de la facturación. Esto suele requerir el apoyo de finanzas y contabilidad cuando en realidad estos departamentos deberían dedicarse a sus propias responsabilidades.

Empiece a gestionar sus proyectos desde la fase del presupuesto para tener un control total sobre la cartera de proyectos y las previsiones. Todo el ciclo de vida del proyecto, desde el presupuesto hasta el cierre.

Clara visión general tanto de la carga de trabajo como de la disponibilidad para una utilización óptima de los recursos. Sepa qué recursos están sin utilizar e incremente así la rentabilidad.

Asegure los recursos adecuados para cada proyecto. Más proyectos de éxito con un impacto directo en la satisfacción de los clientes.

Planificación de recursos colaborativa, siempre al día y con función interactiva de arrastrar y soltar. Una única planificación de recursos que se actualiza correctamente y refleja la planificación semanal. Facilite en la medida de lo posible el registro horario actualizando las hojas de horas con asignación de tareas. Envíelas al calendario de Outlook haciéndolas parte de la herramienta de trabajo diario de los empleados.

Tener la gestión de recursos integrada con la aplicación de gestión empresarial le ayuda a pronosticar la disponibilidad de los recursos en tiempo real, lo que facilita la planificación y asignación de recursos.

Anote el tiempo fácilmente en el momento en que se realiza el trabajo gracias a registros de tiempo generados automáticamente. Tanto si se trabaja en tareas a largo plazo como en múltiples tareas de corta duración en paralelo, cuanto más fácil sea anotar y registrar el tiempo, menos registros de horas se perderán.  Introduzca fácilmente los gastos haciendo una foto del recibo con el teléfono.

Utilice los botones de inicio y parada del cronómetro o bien actualice la hoja de horas con las tareas reservadas en un clic. Introduzca las horas directamente en Outlook para enviar las tareas en las que haya estado trabajando. Reciba un correo electrónico con el estado actual de su parte de horas para poder revisarlo y enviarlo rápidamente y sin esfuerzo. Dedique así más tiempo a tareas de valor añadido, es decir, a trabajo facturable para los clientes.​

Utilice descripciones predefinidas y reglas descriptivas para garantizar la coherencia y la calidad, y de paso, minimizar el tiempo necesario para crear textos de valor añadido.

Transforme su proceso más poco eficiente y destine los recursos a trabajo facturable para clientes.

Totalmente integrado con contabilidad y finanzas. Deje de preocuparse por los problemas de calidad debidos al gran número de movimientos de tiempo y materiales que hay que comprobar y ajustar antes de emitir la factura.​

Los diferentes métodos de facturación ya no suponen un reto. Si se factura a precio fijo, ya sea en función de planes de pago, por hitos o según progreso, emplee un proceso estructurado y sencillo que cumpla las características requeridas.

Facturas profesionales para un proceso de cuentas a pagar sencillo y a tiempo. Utilice diseños de facturas y plantillas de especificaciones para poder agrupar, hacer totales y subtotales, y especificar fácilmente las facturas para satisfacer los requisitos de cada cliente.​

Calcule el trabajo en curso (WIP) y contabilícelo en el libro mayor con un solo clic para obtener una cuenta de resultados correcta. Asimismo, tiene disponible un informe WIP detallado para obtener una registro de auditoría completo.

Imagine tener acceso completo a datos detallados y fiables provenientes de una sola fuente. Trabajar con diferentes sistemas o incluso con hojas de cálculo Excel, que sirven de puente, hace que sus datos estén esparcidos. De esta manera es muy difícil tener una visión global, identificar riesgos y tomar medidas correctoras en caso necesario.

Múltiples opciones de visualización de datos desplegables a petición del usuario para un mejor análisis y una mejor elaboración de informes sobre el rendimiento general de los proyectos y los recursos. Disponga de tantos cuadros de mando como necesite para obtener una visión completa del negocio gracias a los informes flexibles de Power BI.

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Preguntas frecuentes

Las empresas de servicios profesionales suelen estar formadas por profesionales altamente cualificados que prestan servicios especializados a los clientes. A diferencia de otros tipos de empresas, como los fabricantes o los distribuidores, las empresas de servicios profesionales no suelen producir ni vender bienes físicos. Las empresas de servicios profesionales ofrecen una amplia gama de servicios como los de contabilidad, consultoría, ingeniería, servicios jurídicos, recursos humanos, informática, marketing, etc.
El software de automatización de servicios profesionales (o PSA en sus siglas en inglés) está diseñado específicamente para ayudar a las empresas de servicios profesionales a gestionar sus operaciones de forma más eficiente. El ERP para servicios profesionales suele incluir una serie de funciones como la gestión de recursos, la gestión de proyectos, facturación, informes y analítica.
Tanto un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) como un sistema PSA (Automatización de Servicios Profesionales) son tipos de software utilizados para gestionar y automatizar procesos empresariales, pero están diseñados para distintos tipos de organizaciones y, por tanto, tienen funcionalidades diferentes. El ERP está diseñado para dar apoyo a las operaciones de grandes empresas y suele incluir módulos para finanzas, contabilidad, fabricación, cadena de suministro, RRHH y CRM. El software PSA o de gestión de servicios profesionales, en cambio, está diseñado específicamente para empresas de servicios profesionales como consultorías, empresas de contabilidad y bufetes de abogados, y suele incluir módulos para el registro de las horas, la gestión de proyectos, la facturación y la gestión de recursos.
La automatización de su empresa de servicios profesionales le permitirá agilizar las operaciones y mejorar su eficiencia eliminando la introducción manual de datos y reduciendo así el riesgo de errores. En última instancia, esto se traduce en una mayor rentabilidad.
Implantando un software específico para servicios profesionales que le ayude a automatizar tareas repetitivas como la configuración de proyectos, la gestión de recursos, el control horario, la facturación, etc.
Con un software de gestión de servicios profesionales ubicado en la nube, puede acceder a sus datos y aplicaciones desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que permite a su equipo trabajar de forma remota. Además, se pueden ampliar, lo que significa que pueden adaptarse fácilmente a los cambios en el tamaño y las necesidades de su empresa de servicios profesionales. Por si fuera poco, los sistemas de gestión empresarial alojados en la nube se actualizan automáticamente y realizan copias de seguridad, para que sus datos estén siempre protegidos en un lugar seguros. Por último, pero no menos importante, el software alojado en la nube suele ser más rentable que las soluciones locales.
El precio del software de gestión de servicios profesionales por suscripción puede variar en función de varios factores como las prestaciones incluidas, el número de usuarios y el modelo de precios. Un modelo por suscripción (de las siglas en inglés SaaS) puede costar desde unos pocos euros por usuario al mes hasta varios de cientos, dependiendo de las funciones disponibles.
Para facturar a sus clientes de forma precisa y eficiente, los consultores suelen realizar un seguimiento de las horas que dedican a cada proyecto. Los consultores pueden registrar las horas de varias formas: registro manual, mediante software o aplicaciones separadas, o con cronómetros integrados en el software de gestión de proyectos, siendo este último el más eficiente cuando se encuentra integrado dentro del sistema de contabilidad.
Para las empresas de servicios profesionales, la contabilización de las horas facturables puede resultar especialmente difícil. Ello se debe a que es necesario llevar un registro detallado del tiempo dedicado a los distintos proyectos. Rellenar las hojas de horas puede ser tedioso y lento, sobre todo si hay que hacerlo manualmente. Esto desmotiva a los empleados ya que puede suponer una carga mental. Aunque rellenar las hojas de horas sea una tarea que tiende a posponerse porque se percibe como poco prioritaria y aburrida, es un factor clave para cualquier empresa de servicios profesionales, ya que lo que se vende es tiempo y conocimientos.
Hay una gran variedad de indicadores clave para medir el rendimiento de una empresa de servicios profesionales. Algunos ejemplos serían: ingresos por proyecto o por empleado, rentabilidad de los proyectos y utilización de los recursos.

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