Acerca de Advanced Projects

Una extensión de Microsoft Dynamics 365 Business Central que añade la gestión avanzada de proyectos y recursos, así como una completa contabilidad de los proyectos. Controle por completo sus proyectos, sus recursos y, en definitiva, su negocio.

Es sencillamente un ERP con funciones de automatización para servicios profesionales. Todo en uno: uniendo procesos, personas y datos. De principio a fin.

¿Quiere desarrollar su negocio basado en proyectos?

Utilice la guía paso a paso o incluso plantillas predefinidas para una configuración consistente del proyecto en unos pocos clics. Asegúrese de que los datos necesarios se recopilan e introducen de forma coherente, mejorando la calidad de los mismos. Esto facilita la gestión y el seguimiento de los proyectos, permitiendo a Finanzas centrarse en sus responsabilidades propias. Deje de perder el tiempo en tareas que pueden realizarse en menos de un minuto.

Tenga un control total sobre su cartera de proyectos y sus previsiones. Inicie sus proyectos con un presupuesto en lugar de tener que esperar al pedido. Esto le permitirá elaborar informes de previsión completos basados en los pedidos pendientes y en la cartera de proyectos ponderada.

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Garantice el control de costes y tome medidas correctivas si es necesario para mantenerse dentro de los objetivos financieros. Supervise los datos del proyecto en un cuadro de mandos completo o reciba una notificación del sistema cuando el coste se acerque al presupuesto cometido. Obtenga una visibilidad clara de todas las versiones de su presupuesto, desde la creación hasta la finalización. Controle la mano de obra, los materiales, los equipos, cualquier otro gasto y los plazos para tomar decisiones fundamentadas sobre cómo asignar los recursos y gestionar los riesgos.

Copie, importe y cree presupuestos detallados con el asistente. Obtenga versiones ilimitadas del presupuesto para comparar y evaluar posibles situaciones o supuestos. Controle las desviaciones de las cifras presupuestadas a lo largo del tiempo.

Utilice el plan de la estructura del proyecto (PEP) para tener una mejor visión de los resultados de este.

Aproveche las ventajas de un diagrama de Gantt exhaustivo que incluye los plazos y el uso de recursos en comparación con lo presupuestado para ayudarle en la planificación y programación.

Genere fácilmente pedidos de compra directamente desde el proyecto. En un abrir y cerrar de ojos, en un único sistema.

Garantice la calidad y la rentabilidad de sus proyectos controlando sus contratos de compra y subcontratación.

Garantice el cumplimiento de los acuerdos con subcontratistas en términos de seguros, certificados y contratos. Realice un seguimiento de las órdenes de cambio y utilice autorizaciones internas para garantizar que los acuerdos con los subcontratistas se gestionan de forma eficiente y eficaz. Esto le permitirá estar seguro de que el subcontratista cumple sus compromisos y de que el proyecto se desarrolla sin retrasos.

Obtenga información completa sobre la carga de trabajo y la disponibilidad de los recursos para optimizar su utilización. Obtenga el recurso adecuado filtrando en función de habilidades o competencias específicas.

Utilice una única plataforma de planificación de recursos colaborativa con funciones de arrastrar y soltar para crear o modificar asignaciones de trabajo fácilmente. Reasigne a personas a otros proyectos cuando sea necesario.

Envíe las asignaciones de trabajo al calendario de Outlook, una herramienta de trabajo diaria de los trabajadores. Utilice las asignaciones de trabajo como base de referencia cuando las importe en hojas de horas para una cumplimentación más sencilla y eficiente. O deje que los trabajadores creen entradas de tiempo en Outlook a partir de las asignaciones de trabajo.

Elija entre un conjunto de paneles de recursos predefinidos en función de sus necesidades: panel de recursos general, panel por proyecto, por empleado y por empleado y proyecto.

Obtenga previsiones de recursos en tiempo real y una comparación del tiempo presupuestado frente al tiempo ya utilizado en un clic.

Permita a los miembros del equipo planificar por sí mismos o bien planifique las asignaciones de trabajo desde una perspectiva más general.

Registro fácil del tiempo para evitar que se olviden o se omitan tareas. Asegúrese de que todo el tiempo se registra actualizando los partes de horas bien entrándolo directamente en Outlook como citas y correos electrónicos, bien sobre la marcha con su teléfono móvil.

Registro sencillo de gastos desde cualquier lugar simplemente haciendo una foto del recibo y enviándola. Deje de perder el próximo cierre de nóminas.

Agilice el proceso de facturación implementando procesos de aprobación de tiempo y gastos antes de contabilizar las facturas. Garantice la calidad introduciendo procesos de aprobación de hasta tres niveles: jefe de proyecto, jefe de línea y ejecutivo. Reduzca las imprecisiones y cree un proceso más fluido.

Optimice el proceso de facturación para recibir los pagos a tiempo. Revise cómodamente lo que está pendiente de facturar, realice cambios o reubique las partidas según sea necesario. Realice un seguimiento de los hitos y planes de pago y lance la facturación con sólo pulsar un botón. ¡Es hora de liberar recursos!

Al agrupar líneas, configure la especificación de su factura para atender las peticiones de sus clientes. Facture de forma agrupada y/o resumida utilizando diseños y especificaciones según sus requerimientos.

Calcule automáticamente el trabajo en curso (WIP) y contabilícelo en el libro mayor en un clic obteniendo así una cuenta de resultados precisa. Además, obtenga un informe detallado del trabajo en curso para un registro de auditoría completo.

Implemente diferentes métodos de facturación sin preocuparse por la posible pérdida de precisión y coherencia, incluso con una gran cantidad de registros. La facturación de sus proyectos está ahora totalmente integrada con Finanzas.

Acceso completo a datos fiables de una sola fuente con opción de desglose. Tenga una visión global del proyecto, identifique los riesgos y aplique medidas correctoras si fuera necesario.

Aproveche las vistas de análisis y los cuadros de mando para el control total de los costes y la rentabilidad del proyecto, el rendimiento de los recursos o cualquier otro indicador de rendimiento. Visión completa del negocio para tomar decisiones basadas en datos.

Reciba notificaciones automáticas por correo electrónico cuando los costes se aproximen al presupuesto cometido. Manténgase informado sobre el estado financiero del proyecto y tome las medidas adecuadas para que no se salga del presupuesto.

Visualice información en tiempo real con informes estándar listos para usar en Power BI.

La configuración del proyecto es muy flexible y rápida. Ahora, cuando conseguimos un proyecto, preguntamos al cliente cómo debe ser la factura y enseguida lo configuramos en la plantilla. Así evitamos posibles quejas del cliente cuando recibe la factura. También utilizamos los códigos de actividad y la plantilla de precios basada en categorías de empleados a nivel de tarea.

Steen Nielsen, Director Financiero en LE34

Con las opciones de gestión de recursos tenemos una excelente visión de conjunto de quién está haciendo qué. Utilizamos nuestro propio sistema de colores tanto para los paneles de recursos individuales como para los totales. Sólo los jefes de proyecto, los jefes de equipo y yo, como coordinadora, podemos asignar tareas. En cambio, los gestores de cuentas clave tienen acceso al panel y pueden ver fácilmente quién está disponible.

Jytte Beck, Coordinadora de Proyectos en Geoinfo

TNP es básicamente el mayor partner de Business Central en el Reino Unido. Estamos entusiasmados por la medida en que Advanced Projects nos ayudará a prestar un mejor apoyo a las organizaciones que se dedican a los servicios profesionales. ¡Tanto es así que estamos en el proceso de implementarlo nosotros mismos!

The NAV, 365 People , Partner en Reino Unido

En Elbek & Vejrup creamos valor a través de las tecnologías de la información para nuestros clientes. La solución Advanced Projects lo ejemplifica perfectamente ya que ayuda a sus usuarios a agilizar y simplificar el trabajo administrativo para que puedan centrarse en la creación de negocios rentables. Hemos ayudado a muchos clientes a obtener beneficios significativos con la implementación de Advanced Projects.

Jesper Stjerndrup Nielsen, Jefe de equipo y consultor senior en Elbek & Vejrup

La sugerencia de facturación es genial y completamente nueva para nosotros. Nos encanta.  Es fantástico comparado con lo que teníamos antes. Basta con entrar, obtener una propuesta y registrarla. Todo ello con unos pocos clics. Es súper eficaz. La especificación de facturas con el historial de todos los artículos por día también es una gran opción.

Steen Nielsen, Director Financiero en LE34

¡El alcance de Advanced Projects es considerable y muy sorprendente! Sus amplias prestaciones superan las exigentes necesidades de los clientes que buscan una solución ERP con automatización de servicios profesionales. Hasta este momento cualquier solicitud de un cliente con respecto a la prestaciones que necesitan, siempre ha sido respondida con un «sí».

Duncan Kerr, Consultor de Desarrollo de Nuevos Negocios de Aplicaciones Empresariales, Content+Cloud

Como Director Financiero, mi principal objetivo es la rapidez en la facturación para una mejor gestión de la liquidez. Todo es cuestión de rigor en los datos. Si todos los datos relevantes del proyecto se introducen correctamente al crearlo, sólo se tarda un minuto en generar la factura una vez finalizado.  Además, emitimos la factura tal y como el cliente nos la pidió. La opción de sugerencia de facturación es magnífica. Nos encanta.

Steen Nielsen, Director Financiero en LE34

Una vez aprobadas las horas de consultoría, obtenemos una estimación rápida de cuánto hemos ganado en un mes. En cuestión de unos pocos clics, obtenemos una propuesta que sólo tenemos que contabilizar. La sugerencia de factura nos ha ayudado a automatizar y agilizar todo el proceso de facturación.

Henriette Frost, Directora Financiera en Geoinfo

Advanced Projects nos ayudó a dar un paso hacia el futuro. Necesitábamos una nueva herramienta de automatización de servicios profesionales para el futuro que creara las condiciones necesarias para crecer como ONE NORRIQ. Una solución que permitiera procesos integrados, automatización de procesos y acceso completo a los datos para un control total sobre nuestros proyectos y negocio en general. Una solución «todo en uno» totalmente integrada era el único camino a seguir.

Allan Nørgaard Rasmussen, Director de Operaciones | NORRIQ

En comparación con el sistema anterior, ahora tenemos un sistema ERP transparente con un sistema de control fantástico que incluye herramientas de inteligencia empresarial. El hecho de tener pleno acceso a información relevante sobre proyectos y recursos procedente de una sola fuente de datos, me ha permitido comprender mejor el negocio en tan solo unos meses.

Steen Nielsen, Director Financiero en LE34

Funciones destacadas

Configuración de proyecto

  • Crear proyecto mediante asistente
  • Plantillas de proyectos y tareas
  • Plantillas de precios de venta
  • Plantillas de facturas
  • Presupuesto de proyecto
  • Gestión de cartera de proyectos
  • Asociaciones
  • Miembros del equipo
  • Proceso de aprobación
  • Contrato

Presupuestación y planificación de proyectos

  • Versiones del presupuesto (ilimitadas)
  • Matriz de presupuesto
  • Copiar presupuesto
  • Proceso de aprobación de presupuestos
  • Facturación programada
  • Tipo de contrato por tarea
  • Plazos e hitos
  • Diagrama de Gantt
  • Tareas relacionadas
  • Gestión de subcontratistas

Compras / Producción/ Montaje

  • Planificación de reaprovisionamiento de proyectos
  • Orden de compra de proyecto
  • Orden de fabricación de proyecto
  • Orden de Montaje de proyecto
  • Precios de artículos de proyecto
  • Ubicaciones y depósitos de proyecto
  • Subcontratación y órdenes de cambio
  • Contratación de subcontratistas
  • Compras reservadas en el proyecto
  • Compras no facturadas en el proyecto

Planificación de recursos

  • Asignación de tareas
  • Arrastrar y soltar
  • Asignar / Reasignar
  • Panel de recursos
  • Panel de proyectos
  • Panel de planificación individual
  • Permisos
  • Plantillas de color
  • Importar desde presupuesto
  • Enviar a Outlook

Registro de horas y gastos

  • Hoja de horas y gastos
  • Entrada de horas en Outlook
  • Entrada de horas en el móvil
  • Tipo de trabajo
  • Tiempo flexible
  • Entrada de gastos en el móvil
  • Adjuntar recibos en el móvil
  • Procesos de aprobación
  • Registros de horas y gastos
  • Recordatorios de hojas de horas

Facturación

  • Sugerencia de factura
  • Facturación programada
  • Facturación por hitos
  • Facturación por progreso
  • Facturación por retención
  • Facturación por % completado
  • Facturación de pedidos de suscripción
  • Facturación por contrato
  • Configuración y especificación de facturas
  • Trabajo en curso

Información y control

  • Cabina de mando del proyecto
  • Rentabilidad del proyecto
  • Análisis del beneficio neto del proyecto
  • Análisis del beneficio por tarea del proyecto
  • Análisis del uso de recursos
  • Análisis del estado de los partes de horas
  • Análisis de Previsión de Proyectos
  • Informe de no facturados
  • Comparación del presupuesto del proyecto
  • Paquete de informes Power BI

Preguntas frecuentes

Un software de contabilidad de proyectos está diseñado específicamente para ayudar a las empresas de servicios profesionales, o a cualquier empresa basada en proyectos, a gestionar sus operaciones de forma más eficiente. El software de contabilidad de proyectos suele incluir una serie de prestaciones como la gestión de recursos, la gestión de proyectos, la facturación y la elaboración de informes y análisis.

Con un software de contabilidad de proyectos alojado en la nube puede acceder a sus datos y aplicaciones desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que permite a su equipo trabajar en remoto. Además, son fácilmente ampliables, lo que significa que pueden adaptarse fácilmente a los cambios en el tamaño y las necesidades de su empresa especializada en proyectos. Por si fuera poco, los sistemas de gestión empresarial alojados en la nube se actualizan automáticamente y realizan copias de seguridad para que sus datos estén seguros y protegidos. Por último, pero no por ello menos importante, el software en la nube suele ser más rentable que los sistemas alojados en servidores locales.  ​

Un software de contabilidad de proyectos debería tener diversas prestaciones como seguimiento de horas y gastos, elaboración de presupuestos y previsiones, gestión de recursos, facturación, gestión de proyectos y generación de informes y análisis. Además, debería estar integrado en su ERP para ofrecer una visión completa del rendimiento del proyecto y los datos financieros.

Con un software de contabilidad de proyectos alojado en la nube, puede acceder a sus datos y aplicaciones desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que permite a su equipo la posibilidad de trabajo en remoto. Además, son fácilmente ampliables, lo que significa que pueden adaptarse sin dificultad a los cambios en el tamaño y las necesidades de su empresa basada en proyectos. Por si fuera poco, los sistemas de gestión empresarial basados en la nube se actualizan automáticamente y realizan copias de seguridad, para que sus datos se mantengan siempre a salvo. Por otra parte, el software en la nube suele ser más rentable que las soluciones locales.

Un buen software de contabilidad de proyectos alojado en la nube debe incluir configuraciones de permisos diferenciados para distintos tipos de usuarios, así como funciones de copia de seguridad de datos y recuperación que garanticen que la información no se pierda en caso de que fallara el sistema.

Examine detenidamente los procesos y el funcionamiento de sus proyectos e identifique las lagunas. El objetivo principal debe ser buscar un sistema integrado que le ayude a simplificar los procesos relacionados con sus proyectos, reduciendo la necesidad de introducir datos por duplicado y, por tanto, el riesgo de error.

El software obsoleto se refiere al que ya no está siendo desarrollado o que no recibe soporte activo por parte del proveedor, lo que significa que puede que no haya nuevas actualizaciones o correcciones de errores. El software obsoleto puede seguir siendo utilizado por las organizaciones porque todavía realiza una función necesaria, pero puede ser menos eficiente o menos seguro que el software más reciente.

(Progressus) Advanced Projects se puede instalar fácilmente con una versión de prueba gratuita. La instalación se hace desde Microsoft AppSource, o directamente en el Marketplace de Business Central.

Automatizar los procesos de su empresa basada en proyectos le ayudará a ser más eficiente. Disponer de una fuente centralizada de información facilita el acceso a datos de alta calidad. Con las funciones de informes y análisis, puede generar informes sobre el rendimiento de su empresa especializada en proyectos, que son difíciles de generar con hojas de cálculo de Excel. El software de gestión de proyectos en la nube es flexible y adaptable, lo que significa que puede amoldarse al crecimiento de su empresa basada en proyectos.

El precio de un software de gestión de proyectos por suscripción puede variar en función de varios factores, como las características y prestaciones incluidas, el número de usuarios y el modelo de precios. Un modelo basado en licencias o SaaS (del inglés «Software as a service») puede costar desde unos pocos euros por usuario al mes hasta varios cientos, dependiendo de las características y funciones.

Las ventajas de utilizar un software de gestión de proyectos basado en Microsoft son varias. Los empleados ya están familiarizados con los productos de Microsoft, por lo que el proceso de aprendizaje es más rápido. Puede integrarse fácilmente con otros productos de Microsoft como Outlook, Sharepoint y Teams. Tener una suscripción a Microsoft Office puede ayudarle a reducir el coste del software para su empresa. El sistema de gestión empresarial o ERP de Microsoft Business Central está basado en la nube por lo que recibe actualizaciones periódicas que mejoran la experiencia del usuario. Además, su negocio basado en proyectos contará con la seguridad de una gran corporación que garantiza que sus datos estén protegidos. La continuidad y estabilidad del producto por parte de Microsoft, al tratarse de una empresa consolidada con una larga trayectoria en el suministro de productos de software, es otro punto a tener en cuenta.

Advanced Projects es una extensión para negocios enfocados en proyectos basada en Microsoft Dynamics 365 Business Central. Sólo se puede instalar en Business Central.

Business Central estándar no es suficiente para su empresa de servicios profesionales o empresa basada en proyectos ya que se centra más en la gestión financiera, gestión de la cadena de suministro y gestión del inventario. En cambio, Advanced Projects es un módulo adicional integrado en Business Central que ha sido especialmente diseñado para empresas de proyectos. Añade prestaciones específicas del sector como la gestión del tiempo o de los recursos. Advanced Projects respalda los procesos típicos de su industria altamente especializada.

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